Grenzen setzen als Führungskraft

ca. 60 Minuten

Einstieg: Begrüße die Teilnehmer und stelle die provokante Einstiegsfrage. Lass 2-3 Personen kurz antworten, bevor du die Statistiken zeigst.

Einstiegsfrage: Wann hast du zuletzt bei der Arbeit Nein gesagt -- und wann hättest du es tun sollen, hast es aber nicht?

56 % der Führungskräfte leiden unter Burnout -- Tendenz steigend. 43 % der Unternehmen verloren im letzten Jahr die Hälfte ihres Führungsteams (LHH, Views From the C-Suite Report 2025). Ein wesentlicher Grund: mangelnde Abgrenzung.

Lernziele des Workshops

Verstehen, warum dir Grenzen setzen schwerfällt (innere Antreiber)
Eigene Belastungsgrenzen erkennen (Warnsignale & Ampel-Methode)
Gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten konstruktiv Nein sagen
Das "Positive Nein" nach William Ury anwenden können
Einen persönlichen Aktionsplan mitnehmen

Warum fällt Grenzen setzen so schwer?

ca. 10 Minuten

Impulsvortrag (5 Min): Stelle die drei relevanten inneren Antreiber vor. Frage nach jedem Antreiber: "Wer erkennt sich hier wieder?" -- Handzeichen reicht.

Die inneren Antreiber (Transaktionsanalyse nach Taibi Kahler)

Tief verankerte Muster aus der Kindheit steuern unser Verhalten -- oft unbewusst. Drei Antreiber sind besonders relevant für das Thema Grenzen:

1. "Mach es allen recht!"

Du stellst die Bedürfnisse anderer über deine eigenen. Du vermeidest Konflikte, willst gemocht werden.

Erlauber-Satz: "Ich darf auch an mich denken."

2. "Sei stark!"

Du zeigst keine Schwäche, bittest nicht um Hilfe, willst alles allein schaffen. Überlastung wird nicht kommuniziert.

Erlauber-Satz: "Ich darf meine Grenzen zeigen und trotzdem stark sein."

3. "Sei perfekt!"

Alles muss fehlerfrei sein. Delegieren fällt schwer, weil andere es "nicht gut genug" machen.

Erlauber-Satz: "Gut genug ist gut genug."

Selbstreflexion: Mein stärkster Antreiber

ca. 5 Minuten

Übung (5 Min): 2 Min Einzelreflexion, dann 3 Min Austausch mit dem Nachbarn. Nicht erzwingen -- wer nicht teilen möchte, muss nicht.

Einzelreflexion (2 Min)

Aufgabe: Lies die folgenden Glaubenssätze und bewerte ehrlich: Welche treffen auf dich zu?

"Ich muss immer erreichbar sein"
"Wenn ich Nein sage, bin ich nicht belastbar"
"Eine gute Führungskraft schafft alles"
"Ich muss es allen recht machen, sonst verliere ich Autorität"
"Hilfe annehmen ist Schwäche"

Partner-Austausch (3 Min)

Aufgabe: Tauscht euch zu zweit aus: Welchen Antreiber erkennt ihr bei euch am stärksten? Welcher Erlauber-Satz könnte euch helfen?

Der erste Schritt zum Grenzen setzen ist, die eigenen Muster zu erkennen. Innere Antreiber sind weder gut noch schlecht -- aber sie dürfen nicht unbemerkt unser Verhalten steuern.

Warnsignale: Wann ist meine Grenze erreicht?

ca. 5 Minuten

Kurz-Impuls (2 Min): Zeige die drei Signaltypen. Frage dann: "Welches Signal kennt ihr bei euch selbst am besten?"

Bevor du Grenzen setzen kannst, musst du erkennen, wann sie überschritten werden. Dein Körper und dein Verhalten senden Warnsignale:

Körperliche Signale

Schlafprobleme, Gedankenkreisen
Verspannungen, Kopfschmerzen
Erschöpfung trotz ausreichend Schlaf
Herzrasen, flache Atmung

Psychische Signale

Zunehmende Reizbarkeit
Zynismus, emotionale Distanz
Konzentrationsschwierigkeiten
Gefühl der Sinnlosigkeit

Verhaltenssignale

Sozialer Rückzug
Hobbys und Interessen vernachlässigen
Erhöhter Konsum (Kaffee, Süßes, Alkohol)
Abends nicht abschalten können

Übung: Meine Grenzen-Ampel

ca. 5 Minuten

Einzelarbeit (3 Min) + Kurzer Austausch (2 Min): Jeder füllt die Ampel für sich aus. Dann tauschen sich 2-3 Freiwillige aus, was sie in "Rot" eingeordnet haben.

Einzelarbeit: Meine persönliche Grenzen-Ampel

Aufgabe (3 Min): Ordne deine typischen Arbeitssituationen in die drei Ampel-Bereiche ein:

GRÜN -- Das kann ich gut leisten

Aufgaben und Situationen, die in meinen Verantwortungsbereich fallen und mir Energie geben. Hier sage ich gern Ja.

Beispiel: Strategische Planung, Team-Entwicklung, 1:1-Gespräche...

GELB -- Nur unter Bedingungen

Das kann ich machen, aber nur mit klaren Rahmenbedingungen (Zeitrahmen, Ressourcen, Prioritäten).

Beispiel: Zusatzprojekte mit klarer Deadline, Vertretung bei Krankheit...

ROT -- Hier sage ich Nein

Überschreitet meine Grenzen. Hier sage ich konsequent Nein -- ohne schlechtes Gewissen.

Beispiel: Wochenend-Arbeit ohne Ausgleich, Aufgaben außerhalb meiner Rolle...

Die Ampel hilft dir, im Voraus zu entscheiden, wo deine Grenzen liegen. So musst du nicht jedes Mal neu überlegen -- du hast einen Kompass.

Nein nach unten: Rückdelegation verhindern

ca. 7 Minuten

Impulsvortrag (4 Min): Erkläre das Monkey-Management-Prinzip. Nutze das Bild: "Der Affe springt von der Schulter des Mitarbeiters auf deine." Dann weiter zu den 4 Strategien.

Das Monkey-Management-Prinzip

Oncken & Wass beschrieben im Harvard Business Review: Wenn ein Mitarbeiter mit einem Problem (dem "Affen") zu dir kommt und du sagst "Ich kümmere mich drum" -- dann springt der Affe auf deine Schulter. Folge: Du wirst zum Flaschenhals.

Monkey Management -- Der Affe springt vom Mitarbeiter auf die Führungskraft

4 Strategien gegen Rückdelegation

ca. 3 Minuten

1. Die Rückfrage

"Was hast du bereits versucht?"
"Welche Optionen siehst du?"
"Was würdest du empfehlen?"

2. Coaching statt Übernahme

"Ich helfe dir, die Lösung zu finden -- aber die Aufgabe bleibt bei dir."

3. Konsequenz aufzeigen

"Wenn ich das übernehme, bleibt Projekt X liegen. Ist das in deinem Interesse?"

4. Verantwortung klären

"Wer hat hier den Affen? Lass uns klar definieren, wer was macht."

Klare Grenzen gegenüber Mitarbeitern sind kein Zeichen von Härte -- sie fördern Eigenverantwortung und Wachstum im Team.

Nein nach oben: Politisch klug ablehnen

ca. 7 Minuten

Impulsvortrag (4 Min): Betone, dass "Nein nach oben" die größte Angst ist. Die 5 Techniken zeigen, dass es immer konstruktive Wege gibt. Frage danach: "Welche Technik würde bei eurem Chef am besten funktionieren?"

Nach oben Nein zu sagen fällt am schwersten: Machtgefälle, Angst vor Konsequenzen, der Wunsch als leistungsfähig wahrgenommen zu werden. Hier sind 5 Techniken, die funktionieren:

1. Bedenkzeit erbitten

"Ich möchte deine Anfrage ernsthaft prüfen. Lass mich bis morgen darauf zurückkommen."

Verhindert impulsive Zusagen. Die 24-Stunden-Regel!

2. Transparenz über Konsequenzen

"Wenn ich Projekt B übernehme, verzögert sich Projekt A um zwei Wochen. Wie sollen wir priorisieren?"

Das Nein wird zur gemeinsamen Entscheidung.

3. Alternativen anbieten

"Diese Woche geht es nicht, aber ab Montag. Oder Kollegin X könnte das übernehmen."

Zeigt Lösungsorientierung statt Blockade.

4. Faktenbasiert argumentieren

"Mein Kalender zeigt: Ich habe diese Woche 42 Stunden verplant. Wo sehen Sie Spielraum?"

Zahlen statt Emotionen. Auslastung sichtbar machen.

5. Das Sandwich-Nein

"Ich schätze, dass du an mich denkst. Aktuell bin ich mit Projekt A voll ausgelastet. Können wir gemeinsam priorisieren, was Vorrang hat?"

Wertschätzung -- Ablehnung mit Begründung -- Alternative.

Kurze Diskussion: Welche dieser Techniken würde bei eurem Vorgesetzten am besten funktionieren? Warum?

Das "Positive Nein" nach William Ury

ca. 7 Minuten

Kern-Impulsvortrag (4 Min): Dies ist die wichtigste Technik des Workshops. Erkläre die Ja!-Nein.-Ja?-Formel Schritt für Schritt. Dann das Beispiel durchgehen. Danach kurze Partnerübung (3 Min): Jeder formuliert ein eigenes positives Nein.

Harvard-Verhandlungsexperte William Ury hat die eleganteste Methode entwickelt, um Nein zu sagen und dabei die Beziehung zu wahren:

Ja!

Eigenen Wert bekräftigen

"Mir ist Qualität in meiner Arbeit wichtig."

Nein.

Klar ablehnen

"Deshalb kann ich dieses Zusatzprojekt jetzt nicht übernehmen."

Ja?

Alternative anbieten

"Ab nächsten Monat könnte ich starten. Oder wir finden eine andere Lösung."

Partner-Übung: Dein eigenes "Positives Nein"

Aufgabe (3 Min): Denke an eine aktuelle Situation, in der du Nein sagen solltest. Formuliere dein persönliches Ja!-Nein.-Ja? und teile es mit deinem Nachbarn.

Formulierungshilfen für den Alltag

ca. 5 Minuten

Gruppenübung: Lies die Situation und das "Statt..." vor. Lass die Gruppe kurz überlegen, wie man es besser formulieren könnte. Dann per Klick die Lösung aufdecken. Pro Situation ca. 1 Minute.

Gruppenübung: Wie würdest du es besser sagen?

Aufgabe: Lest die Situation und die ungünstige Reaktion. Überlegt gemeinsam: Was wäre eine bessere Formulierung? Deckt dann die Lösung auf.

Zusatzaufgabe

"Ja, mache ich irgendwie..."

Unrealistischer Termin

"Okay, ich versuch's..."

Wochenend-Mail

Sofort antworten

Rückdelegation

Aufgabe übernehmen

Scope Creep

Stillschweigend akzeptieren

Szenarien-Simulator: Übe dein Nein

ca. 10 Minuten

Interaktiv (10 Min): Klicke ein Szenario an und lass die Gruppe zuerst selbst überlegen: "Was würdet ihr sagen?" Dann die Musterlösung aufdecken. 2-3 Szenarien reichen. Bei Szenario 1 & 2 können Freiwillige das Rollenspiel direkt durchspielen.

Wähle ein Szenario -- überlege zuerst selbst, wie du reagieren würdest. Dann decke die Musterlösung auf.

Transfer: Mein persönlicher Aktionsplan

ca. 8 Minuten

Einzelarbeit (5 Min) + Commitment-Runde (3 Min): Jeder formuliert 3 konkrete Nein-Vorhaben. Dann reihum: Jeder teilt EIN Vorhaben mit der Gruppe. Das öffentliche Aussprechen erhöht die Verbindlichkeit.

Einzelarbeit: 3 Nein-Vorhaben für die nächsten 2 Wochen

Aufgabe (5 Min): Formuliere drei konkrete Situationen, in denen du in den nächsten zwei Wochen bewusst Nein sagen oder eine Grenze setzen wirst. Nutze die Ja!-Nein.-Ja?-Formel.

Vorhaben 1: Ich werde Nein sagen zu... (Situation)

Mein positives Nein: Ja!... Nein... Ja?...

Vorhaben 2: Ich werde eine Grenze setzen bei... (Situation)

Mein positives Nein: Ja!... Nein... Ja?...

Vorhaben 3: Ich werde die Rückfrage-Technik anwenden bei... (Situation)

Mein positives Nein: Ja!... Nein... Ja?...

Commitment-Runde (3 Min)

Aufgabe: Teile dein wichtigstes Nein-Vorhaben mit der Gruppe. Das öffentliche Aussprechen macht es verbindlicher.

Tipp für die Umsetzung: Starte mit einem kleinen Nein. Der erste Erfolg gibt dir Mut für die größeren Grenzen.

Zusammenfassung & Abschluss

ca. 5 Minuten

Abschluss (5 Min): Gehe den Progress-Tracker kurz durch, dann die Key Insights. Öffne die Zusammenfassung als Modal. Schließe mit der Fragerunde. Visitenkarte ist auf der nächsten Seite.

Innere Antreiber

Grenzen-Ampel

Monkey Management

Nein nach oben

Positives Nein

Szenarien

Aktionsplan

Key Insights

Nein sagen ist kein Egoismus -- es ist Selbstführung und schützt deine Leistungsfähigkeit.
Ja!-Nein.-Ja? -- Ein positives Nein basiert auf dem, wofür du stehst, nicht wogegen.
Grenzen helfen allen -- Mitarbeiter wachsen durch Eigenverantwortung, du bleibst handlungsfähig.
Starte klein -- Ein kleines Nein heute gibt dir Mut für das große Nein morgen.

Fragerunde

Offene Fragen? Welche Situation wartet noch auf ein Nein? Lasst uns darüber sprechen.

Literaturempfehlungen

William Ury: "The Power of a Positive No" -- Die Kunst des konstruktiven Neins
Henry Cloud: "Boundaries for Leaders" -- 7 Grenzen für Führungskräfte
Greg McKeown: "Essentialism" -- Weniger, aber besser
Marshall Rosenberg: "Gewaltfreie Kommunikation" -- Bedürfnisse klar kommunizieren

Vielen Dank!

Bei Fragen, Feedback oder wenn du Unterstützung brauchst -- melde dich gern.